Julia Wertl bringt mit ihrer EffizienzSchmiede Schwung in die Abläufe von Organisationen. Im Interview spricht sie darüber wie Veränderungsprozesse zur Chance werden und wie sie mit ihrer Arbeit den Wirtschaftsstandort Vorarlberg unterstützen möchte.
Julia, du begleitest mit der EffizienzSchmiede Unternehmen bei Veränderungen und hilfst ihnen, sich optimal zu strukturieren und produktiver zu arbeiten. Wie geht ihr an so eine große Sache heran?
Am Anfang steht für mich immer das Verstehen – nicht die Lösung. Im ersten Gespräch frage ich: „Wo glaubt ihr, entstehen aktuell Effizienzverluste?“
Meist wissen die Unternehmen oder Teams schon ziemlich genau, wo es hakt oder haben zumindest eine klare Vermutung. Genau dort setze ich an.
Je nach Situation gehe ich unterschiedlich vor: Entweder begleite ich das Team direkt im Arbeitsalltag – im sogenannten Shadowing – und verschaffe mir ein Bild der Abläufe. Oder wir arbeiten in Workshops, in denen die internen Expert:innen aktiv eingebunden sind.
Mir ist wichtig zu betonen, dass das Wissen und die Expertise immer im Unternehmen vorhanden sind. Ich erkenne Strukturen, Muster, Zeitfresser und mögliche Effizienzverluste – aber das eigentliche Fachwissen, warum Dinge so gemacht werden, liegt bei den Mitarbeitenden. Jeder Ablauf hat seine Daseinsberechtigung. Die Frage ist nur, ob er heute noch zum Unternehmen, zum Markt und zu den bestehenden Systemen passt. Aus dieser Analyse entstehen dann konkrete Lösungen – manchmal organisatorisch, oft digital, aber immer mit dem Ziel, Abläufe zu vereinfachen, Reibung zu reduzieren und Klarheit zu schaffen.
Veränderungen bringen oft Chaos in eine Organisation und du betonst die Wichtigkeit, die Mitarbeiter in den Prozess miteinzubeziehen. Wie funktioniert sowas?
Das passiert in meinen Projekten ganz automatisch – durch das Einbeziehen der Expert:innen im Unternehmen von Anfang an. Egal ob im Workshop, beim Shadowing oder einfach im persönlichen Austausch: Ich frage immer die Menschen, die täglich in den Prozessen arbeiten. Sie wissen am besten, was im Unternehmen gemacht wird und warum es so gemacht wird. Dadurch werden sie automatisch als Expert:innen wahrgenommen und Teil der Lösung. Allein dieses Mitwirken legt bereits den Grundstein für zukünftige Veränderungen, weil die Mitarbeitenden gesehen und gehört werden. Wirkliche Veränderung entsteht nur dann, wenn sie von innen heraus gelebt wird. Wenn Mitarbeitende aktiv eingebunden sind und ihre Erfahrungen und Ideen einbringen können, wird Veränderung nicht nur verstanden, sondern auch mitgetragen. Genau dieses gemeinsame Gestalten macht den Unterschied – es schafft Vertrauen, Akzeptanz und macht Change im Unternehmen erlebbar. Ich bringe den neutralen Blick von außen und erkenne Strukturen, Muster und Effizienzpotenziale. So entsteht Veränderung, die realistisch, wirksam und vor allem nachhaltig ist.
Was fasziniert dich am Thema Prozess- und Projektmanagement und wie kam es zur Gründung der Effizienzschmiede?
Effizienz liegt mir einfach im Blut. Ich liebe es, Abläufe zu verstehen, zu strukturieren und so zu gestalten, dass sie logisch und mit möglichst wenig Reibung funktionieren. Mich begeistert, wenn aus Chaos wieder Klarheit wird – wenn Abläufe Sinn ergeben, Teams sich entlastet fühlen und am Ende alle wissen, warum sie etwas tun. Das ist für mich echte Effizienz.
Die Idee zur EffizienzSchmiede entstand, weil ich gesehen habe, wie viel Potenzial in Vorarlberg steckt – einer Region, die unglaublich innovativ ist. Gleichzeitig fehlt vielen kleinen und mittleren Unternehmen sowie Selbstständigen die Zeit oder die Ressourcen, sich intensiv mit Themen wie Struktur, Prozessmanagement oder Digitalisierung auseinanderzusetzen. Oft wird das als riesiges Projekt wahrgenommen – und genau deshalb gar nicht erst gestartet. Dabei wären es gerade die KMUs, die am meisten davon profitieren würden. Effiziente Strukturen und klare Abläufe sind für sie nicht nur ein Nice-to-have, sondern oft überlebenswichtig. Sie schaffen Kosteneffizienz, entlasten das Team und ermöglichen, mit weniger Aufwand mehr Wirkung zu erzielen – also das, was in Zeiten von Fachkräftemangel und steigendem Druck entscheidend ist.
Ich wollte genau hier ansetzen und den Standort unterstützen. Denn gerade Unternehmen, die kein eigenes Prozessmanagement haben, brauchen jemanden, der Struktur schafft, Klarheit bringt und den Überblick wahrt – besonders bei Software-Einführungen. Das ist kein reines IT-Projekt, sondern immer auch ein Prozessprojekt. Wenn man Abläufe und Menschen dabei vergisst, funktioniert kein System wirklich gut.
Die EffizienzSchmiede ist genau daraus entstanden: aus dem Wunsch, Unternehmen zu befähigen, ihre Ressourcen besser zu nutzen, Zeit zu sparen und Veränderungen so umzusetzen, dass sie wirken – nachhaltig, menschlich und sinnvoll.
Du arbeitest sowohl mit großen Unternehmen als auch mit Einzelpersonen. Wo unterscheiden sich hierin, deiner Erfahrung nach, die Bedürfnisse?
Die Herausforderungen sind oft ähnlich – nur das Umfeld ist ein anderes. Ob großes Unternehmen oder Einzelperson: Am Ende geht es immer darum, Strukturen zu schaffen, Wissen zu verankern und die tägliche Arbeit effizienter zu gestalten. In größeren Unternehmen ist meist mehr Koordination gefragt – mehrere Ebenen, unterschiedliche Interessen und komplexe Prozesse. Hier braucht es klare Kommunikation, Transparenz und ein gemeinsames Verständnis davon, warum Veränderung passiert. Bei kleineren Unternehmen und Einzelpersonen ist der Weg direkter und praxisnäher. Entscheidungen können schnell getroffen werden, Veränderungen werden unmittelbar umgesetzt – und die Ergebnisse sind dadurch oft direkt im Alltag spürbar. Der entscheidende Punkt bleibt aber derselbe: Der Mensch ist der Schlüssel. Der große Unterschied liegt darin, wie man mit Veränderung umgeht. Wichtig ist, sich immer wieder mit neuen Themen, Prozessen und digitalen Tools auseinanderzusetzen – also am Puls der Zeit zu bleiben und sich bewusst weiterzuentwickeln. Und da macht es keinen Unterschied, ob man ein Unternehmen führt oder selbstständig arbeitet: Veränderung betrifft alle gleichermaßen – nur die Umsetzung sieht anders aus.
Ein großer Bestandteil der Effizienzschmiede ist das Thema Digitalisierung. Wo siehst du hier die größten Herausforderungen und Chancen für Unternehmen?
Digitalisierung ist ein Werkzeug. Die größte Herausforderung liegt oft gar nicht in der Technik, sondern im Umgang damit. Viele Unternehmen investieren in neue Tools oder Systeme, ohne vorher genau zu wissen, was sie eigentlich brauchen oder welches Ziel sie damit erreichen wollen.
Damit Digitalisierung wirken kann, braucht es zuerst Klarheit über die eigenen Abläufe. Nur wenn Prozesse verstanden sind, können sie sinnvoll digitalisiert werden. Sonst wird aus einem guten Tool schnell ein weiteres Hindernis im Alltag.
Die größte Chance liegt für mich darin, Routinen zu automatisieren und Wissen zugänglich zu machen – damit Menschen wieder Zeit für das Wesentliche haben. Wenn Technologie richtig eingesetzt wird, schafft sie Struktur, Transparenz und Freiraum für kreative und wertschöpfende Aufgaben.
Kurz gesagt: Digitalisierung funktioniert nur dann, wenn sie dem Menschen dient – und nicht umgekehrt.
Was bedeutet das Thema KI für dich und welche Rolle spielt es für die Arbeit mit deinen Kund:innen?
Für mich ist KI ein faszinierendes Zukunftsthema, aber sie macht nur dann wirklich Sinn, wenn es bereits klar strukturierte und digitalisierte Abläufe im Unternehmen gibt.
KI ist definitiv ein großes Thema und wird aktuell stark gehypt. Man darf aber nicht vergessen, dass sie noch nicht immer all das leisten kann, was versprochen oder erträumt wird. Jede Woche kommen neue Features auf den Markt, die die Ergebnisse verbessern. Dranbleiben ist hier der Schlüssel – offen bleiben für den Fortschritt. Gleichzeitig braucht es aber auch klare Rahmenbedingungen, damit KI verantwortungsvoll eingesetzt werden kann.
Ein wichtiger Schritt in Richtung verantwortungsvollen KI-Einsatz ist der EU AI Act. Er sorgt dafür, dass klare Vorschriften bestehen, wie KI eingeführt werden muss. Unternehmen werden damit verantwortlich gemacht, Richtlinien, Guidelines und Trainings für ihre Mitarbeitenden zu etablieren. So verstehen die Teams, welche Auswirkungen KI hat, und das Unternehmen ist gut geschützt. Damit setzen wir auf eine KI-Nutzung, die sowohl den Menschen als auch dem Unternehmen dient.
Stell dir vor, wir schreiben den Sommer 2030: Was möchtest du dann mit deiner Arbeit mit der Effizienzschmiede erreicht haben – für deine Kund:innen und für deine persönliche Entwicklung?
Im Jahr 2030 möchte ich, dass Unternehmen ganz klar den Nutzen spüren, den die EffizienzSchmiede ihnen gebracht hat. In einer Welt, in der sich Software und Technologien ständig weiterentwickeln, möchte ich, dass unsere Kund:innen sagen: „Dank der EffizienzSchmiede haben wir gelernt, Veränderung nicht nur zu akzeptieren, sondern sie als Chance zu begreifen.“ Ich möchte, dass sie uns als den Partner sehen, der ihnen geholfen hat, den Durchblick zu behalten und mit Klarheit und Leichtigkeit durch ständige Veränderungen zu navigieren.
Für die Menschen in den Unternehmen soll es selbstverständlich sein, dass Veränderung etwas ist, das sie souverän meistern können – weil sie wissen, dass die EffizienzSchmiede ihnen den Rückhalt und die Klarheit gibt, die sie brauchen. Und persönlich bedeutet das für mich, dass ich mit jedem Schritt und jedem Projekt mitwachse. Wir sind dann nicht nur ein etablierter Partner in der Region, sondern ein Synonym für Klarheit und Unterstützung im Wandel – und das ist für mich die schönste persönliche Entwicklung.
5 Worte die dich beschreiben:
Strukturiert
Empathisch
Lösungsorientiert
Klar
Positiv
Mehr über die Effizienz Schmiede findest du hier
Foto: Julia Wertl
